Lo ammetto: prima del lockdown non avevo mai provato l’esperienza di lavorare da casa. La mia vita era ufficio-clienti-ufficio e il pensiero di uscire da questa routine e dovermi ritrovare a lavorare in pigiama mi spaventava un po’. Dopo due mesi di smart working forzato, però, posso dire di aver raggiunto un equilibrio ed aver imparato non solo ad apprezzare i vantaggi che offre il lavoro da casa, ma anche a sfruttare al massimo questa condizione. Ho pensato quindi di condividere con voi dieci consigli per ottimizzare le vostre giornate di smart working, sperando possano esservi utili come lo sono per me. Leggete l’articolo per scoprirli tutti!

SMART WORKING: 10 CONSIGLI PER LAVORARE DA CASA AL MEGLIO

1. Alzatevi, lavatevi e vestitevi (quasi) come se doveste uscire

L’avrete letto un po’ ovunque, ma vi assicuro che fa davvero la differenza. Cercate di alzarvi in anticipo rispetto all’orario in cui prevedete di iniziare a lavorare, magari sfruttando il tempo risparmiato dal mancato tragitto casa-lavoro per fare un po’ di sport o per prepararvi con più calma rispetto al solito. Lavatevi e vestitevi come se vi steste preparando per andare a lavorare: vi aiuterà a non sprofondare nella modalità “abbrutimento” e a dirvi psicologicamente “la giornata può iniziare”. Ovviamente potete optare per vestiti comodi – no, il pigiama non vale – soprattutto se, come me, siete abituati ad andare al lavoro con la classica divisa da ufficio (tailleur o completo). Non mi sento invece di dare particolari consigli sulla questione trucco, davvero soggettiva: io personalmente non mi trucco quasi mai se lavoro da casa, faccio eccezione per call particolarmente importanti.

2. Pianificate il lavoro da casa

La pianificazione è un po’ il mio mantra, ma in smart working diventa essenziale, soprattutto perché si tende a lavorare per obiettivi. Ci sono moltissimi tool che vi consentono di organizzare le attività della giornata, ma io vi consiglio se possibile di usarne uno solo, in modo da non perdere di vista la visione d’insieme.

Io mi trovo benissimo con Google Calendar: è possibile inserire tutti gli appuntamenti, differenziandoli per colore – utile ad esempio per distinguere i diversi progetti. Sempre su Calendar, utilizzo tantissimo la funzione “Reminder” per i memo a breve termine, mentre “Task” è utilissimo per scadenze più lunghe e strutturate – vi dà ad esempio la possibilità di dividere il singolo task in più subtasks. Eventi, reminder e task confluiscono tutti sul calendario, in modo da avere tutto sotto controllo. Utilissima è poi la funzione “Keep“: semplici post it, differenziabili per colore, in cui appuntare e spuntare la vostra to-do list o gli appunti.

La view di Google Calendar – © Flaminia Delicato

Se lavorate in team o avete bisogno di tool per pianificare progetti strutturati, vi consiglio Trello. Si tratta di un semplicissimo ma super utile tool di project management, in cui ogni progetto è costituito da una board cui aggiungere le liste (ad esempio, una per ogni status del progetto o per le idee) composte dai singoli task. Altro strumento di project management molto utile e diffuso è Asana: si tratta di un tool leggermente più complesso rispetto a Trello, ad esempio ha in più l’opzione “task dependency” (attività che dipendono da altre) e la possibilità di impostare una timeline di progetto.

10 consigli per lo smart working: Trello
10 consigli per lo smart working: Trello – © pennamontata.com

Come pianificare il lavoro da casa? Il mio consiglio è quello di prendersi un po’ di tempo ogni mattina per organizzare la giornata, stabilire le attività e assegnare a ciascuna le priorità. A fine giornata, non meno importante, fate un recap di quanto svolto e ripianificate le attività che non siete riusciti a completare per la giornata successiva.

3. Organizzate la postazione di lavoro

Il posto in cui lavorate dovrebbe essere comodo, ordinato e pulito, possibilmente arricchito con qualcosa che vi metta di buonumore – a me piace lavorare con il mio vaso di fiori freschi accanto. Ogni mattina, preparate la postazione con tutto quello che vi occorre (pc, caricabatteria, telefono, acqua, carta e penna) in modo da non dovervi alzare mille volte a recuperare i vari oggetti. L’ideale sarebbe avere una postazione dedicata allo smart-working, in cui non fate altro – non il divano o il letto, quindi. Se però, come me, non avete questa fortuna, cercate almeno di tenere la postazione in ordine: prima di pranzo e a fine giornata, riponete tutti i vostri strumenti da parte. Serve anche per staccare mentalmente dal lavoro.

10 consigli per lo smart working
10 consigli per lo smart working: la postazione per lavorare da casa che vorrei – © lindsaymarcella via Instagram

4. Datevi dei ritmi

Sono purtroppo la prima a non riuscire a farlo molto spesso, ma cercate quanto più possibile di darvi degli orari di inizio e fine lavoro, proprio come se doveste passare il badge. Imponetevi di staccare per la pausa pranzo, senza mangiare davanti al pc: alzatevi, mettete da parte il computer e sedetevi a tavola. Cercate anche di programmare delle pause, proprio come fareste se foste alle macchinette in ufficio: alzatevi e fatevi un caffè, magari dandovi appuntamento “virtualmente” con i colleghi. L’obiettivo, insomma, è quello di creare una routine.

5. Parlate con i colleghi – e non solo di lavoro

Lo ammetto: la parte che più mi manca in smart working sono le interazioni sociali. Lavorando da remoto siamo perennemente in call, ma avete presente le quattro chiacchiere con i colleghi la mattina appena arrivati in ufficio, o davanti alla stampante? Sono importantissime. Cercate di ricreare quei momenti, possibilmente al telefono o – meglio ancora – in videocall. Le applicazioni che permettono di farlo sono tantissime: io mi trovo molto bene con le app di Google (Hangouts, Hangouts Meet e Duo), ma anche Zoom e Skype sono super valide. Un’idea carina è quella di organizzare, magari il venerdì pomeriggio, una videochiamata di team senza parlare di lavoro – proprio come se faceste l’aperitivo dopo l’ufficio.

6. Mantenete i contatti con il capo e i collaboratori

In assenza di contatto fisico, può capitare di sentirsi abbandonati o trascurati dal proprio capo e, viceversa, i collaboratori possono avere l’impressione di essere lasciati un po’ a loro stessi. Che siate dall’una o dall’altra parte, il consiglio è sempre lo stesso: comunicate! Chiamate o scrivete al vostro capo proprio come fareste affaciandovi alla porta del suo ufficio. Se avete delle persone che lavorano per voi, chiamatele, anche solo per sapere come procede il lavoro e per far loro sentire la vostra “presenza”. Un altro consiglio: non rimandate le questioni importanti solo perché non siete fisicamente nell’ambiente lavorativo: se avete dei problemi sul lavoro (ad esempio non riuscite a gestire le scadenze), non sarà la distanza a risolverli.

7. Gestite la concentrazione

La concentrazione è un elemento essenziale per la produttività. Molti sostengono che a casa ci siano meno distrazioni rispetto all’ufficio, ma secondo me non è del tutto vero: sono distrazioni diverse, ma ce ne sono eccome!

Se vivete con altre persone, cercate per quanto possibile di entrare in modalità zen e non farvi distrarre troppo. Mettete in chiaro che state lavorando e che non dovete essere disturbati, anche isolandovi fisicamente se necessario. Va da sè che se avete bambini la questione si fa leggermente più complicata, ma anche partner/genitori/coinquilini possono costituire un’enorme fonte di distrazione. Per lo stesso motivo, cercate di tenere lontani o silenziare i vostri smartphone (personali), rimandando telefonate e whatsapp alle pause.

La casa, per me, è una fonte inesauribile di distrazioni. Ovunque il mio occhio si posi vedo qualcosa da organizzare, pulire o riassettare. Dopo le prime settimane di panico ho trovato una soluzione tanto banale quanto (per me) risolutiva: ogni mattina scrivo su un pezzo di carta – quindi completamente estraneo ai miei tool di pianificazione – una piccola lista di cose da fare per la casa (ad esempio, caricare la lavatrice, passare l’aspirapolvere, ordinare la spesa etc.). Ogni volta che mi prendo i miei 15 minuti di pausa o ho un po’ di tempo ne approfitto per spuntare un’attività dalla lista. In questo modo non ho la tentazione di sistemare le cose ogni 5 minuti e arrivo a fine giornata soddisfatta.

8. Preparate la schiscia

Lo so, sembra una follia, ma vi assicuro che aiuta tantissimo. Io mi portavo la schiscia anche in ufficio, per cui la mia routine non è molto cambiata, ma le prime settimane di smart working passavo la pausa pranzo a cucinare elaborati manicaretti o – peggio – a mangiare il tonno dalla scatola. Prepararvi il pranzo in anticipo, oltre a farvi mangiare bene, vi farà risparmiare un sacco di tempo della vostra preziosa pausa, che potrete dedicare ad altre attività più ricreative o a staccare un po’ la mente dal lavoro (power nap vi dice niente?).

9. Procuratevi i supporti di lavoro

Probabilmente la vostra azienda vi fornisce tutti gli strumenti di cui avete bisogno ma, se così non fosse, valutate di investire qualcosa per lavorare da casa in modo più confortevole. La prima cosa fondamentale è l’illuminazione: cercate di lavorare vicino ad una fonte di luce naturale e, comunque, mai con la sola luce dello schermo. L’ideale sono le lampade da scrivania, con il braccio regolabile: ormai ne fanno di super carine.

la mia postazione per lavorare da casa
10 consigli per lo smart working: la mia postazione per lavorare da casa – © Flaminia Delicato

Io non riesco a lavorare senza mouse (su Amazon ne trovate di ottimi wireless a meno di 20€) e non posso neanche fare a meno delle cuffie, soprattutto per gestire meglio le call (riducono tantissimo i rumori di sottofondo). A casa non è semplice mantenere una posizione corretta: potete aiutarvi con un secondo monitor da attaccare al portatile, in modo da tenere la testa alzata, o con un supporto per laptop, magari con sistema di raffreddamento integrato – a quel punto, però, vi serviranno sia mouse che tastiera. Un altro supporto che potreste usare è quello per i piedi – tipo questo, per intenderci – in modo da mantenere una postura corretta.

Vi lascio qualche altra idea di accessori utili per lavorare da casa:

  • Se mangiate o bevete mentre siete al pc, potrebbe tornarvi utile una cover proteggi-tastiera;
  • Se le 2/3 porte USB del vostro laptop non vi bastano, considerate l’acquisto di un USB hub;
  • Sapevate che esistono filtri anti luce blu per il laptop? Utilissimi per non stancare troppo la vista;
  • Se cercate un gadget, lo scaldatazza USB (ce ne sono tantissimi, a me piace molto questo) potrebbe fare al caso vostro.

10. Prendetevi cura di voi stessi

Sembra banale, ma non lo è. Nei primi giorni di smart working, ad esempio, bevevo pochissimo: sono abituata ad avere la borraccia sulla scrivania in ufficio e a casa mi scordavo di bere. Se potete, tenete una bottiglia o la borraccia sulla scrivania: servirà da reminder e vi aiuterà a staccare per qualche istante.

10 consigli per lo smart working: la mia borraccia di Design Letters – © Flaminia Delicato

Se eravate soliti praticare sport – o se volete iniziare – sfruttate il tempo libero che avete in più per fare attività fisica: aiuta davvero tantissimo, soprattutto mentalmente. Internet pullula di app, dirette e videocorsi, avrete l’imbarazzo della scelta! Moltissime palestre mettono inoltre a disposizione i loro corsi online, e diversi personal trainer fanno lezioni via Skype.

In questo periodo è facile sentirsi sopraffatti da una miriade di sentimenti, spesso negativi. Io ho trovato un valido aiuto nella mindfulness, una pratica simile alla meditazione che avevo provato qualche anno fa e sto riscoprendo con piacere. Se volete approcciarvi alla meditazione, Headspace è un’app semplice e ben fatta che utilizzo volentieri, ma ne esistono davvero tantissime.

Speriamo che questi consigli sullo smart working vi siano utili! Per premiarvi dopo un’intensa giornata di lavoro da casa, date un’occhiata alla nostra selezione di sushi a domicilio!